Prot. AOODPPR Reg. Uff. n. 1682/ U - Negli ultimi tempi sono state introdotte diverse disposizioni che, sostanzialmente, mirano a limitare sempre più l’uso della documentazione cartacea nella Pubblica Amministrazione. Con il decreto legge n. 95/2012 contenente “Disposizioni urgenti per la razionalizzazione della spesa pubblica”, convertito dalla legge n. 135/2012, viene dato un ulteriore impulso a questo processo di dematerializzazione che, in particolare, nel settore della scuola riguarda:
le iscrizioni da effettuare con modalità on-line;
la pagella in formato elettronico, che ha la medesima validità legale del documento cartaceo ed è resa disponibile per le famiglie sul web o tramite posta elettronica o altra modalità digitale;
i registri on line;
l’invio delle comunicazioni agli alunni e alle famiglie in formato elettronico.
L’anno scolastico appena iniziato rappresenta un periodo di transizione durante il quale le scuole dovranno attivarsi per realizzare al meglio il cambiamento.
Per garantire la trasferibilità dei dati, generati dalle applicazioni che gestiscono i vari processi soggetti a dematerializzazione, verso il sistema informativo centrale, il MIUR ha formalizzato un accordo aperto a tutti i fornitori di software che volessero aderirvi, per la gestione delle attività delle segreterie amministrative e didattiche delle scuole.
L’obiettivo dell’accordo è quello di garantire l’aggiornamento continuo e la compatibilità delle soluzioni software in uso presso le scuole con il sistema informativo del MIUR. A questo proposito si ribadisce il fatto che, nel rispetto della tutela del mercato e della libera concorrenza, nessun soggetto privato può vantare un accreditamento in esclusiva con questo Ministero. Sono stati segnalati all’Amministrazione comportamenti di alcuni fornitori che si sono presentati alle scuole come unici abilitati dall’accordo del Ministero a proporre applicativi. Si tratta di affermazioni prive di ogni fondamento che stravolgono l’accordo che va,  invece, nella direzione opposta. L’accordo è infatti aperto a tutti i fornitori , a condizione che garantiscano le due principali condizioni:
-  tenere sempre aggiornate le applicazioni;
-  mantenere gli standard tecnici necessari per il trasferimento dei dati verso il sistema informativo del MIUR.
Poiché l’obiettivo è quello di abbandonare la carta, anche eventuali proposte commerciali che obblighino le istituzioni scolastiche all’acquisto di registri cartacei per fornire, gratuitamente, quelli elettronici vanno nella direzione opposta a quella auspicata.
A questo riguardo, sarebbe opportuno che le istituzioni scolastiche, nell’ambito dell’esercizio della  loro autonomia, valutino al meglio, sia dal punto di vista della funzionalità dei pacchetti sia, soprattutto, dal punto di vista della convenienza economica, le proposte disponibili, utilizzando a tal fine ogni possibile modalità di coordinamento e di scambio di informazioni con altre scuole aventi esigenze simili. Nell’ambito dell’accordo, la principale associazione di fornitori si è impegnata ad offrire le applicazioni dei registri elettronici nei pacchetti di gestione senza sostanziali  aumenti di spesa. A breve, le scuole secondarie di primo e secondo grado interessate, per le aule dove non sia presente un personal computer, potranno farne richiesta a questo Ministero attraverso una procedura on line le cui modalità saranno definite con successiva nota. È inoltre in fase di definizione e sviluppo la gestione dematerializzata di tutta la documentazione delle segreterie scolastiche e a tal fine si stanno approntando delle applicazioni che consentiranno la completa dematerializzazione della documentazione amministrativa sia presso le segreterie scolastiche, sia presso l’Amministrazione Centrale e periferica del Ministero. Nel corso del prossimo anno scolastico, il processo di dematerializzazione verrà ulteriormente incrementato, attraverso una nuova procedura informatica per le iscrizioni on line, determinando così un’accelerazione della digitalizzazione di tutti i processi amministrativi. La disponibilità delle diverse applicazioni permetterà una migliore utilizzazione delle risorse e il miglioramento dei processi di comunicazione sia all’interno che all’esterno dell’Amministrazione.
il capo dipartimento
f.to Giovanni Biondi