L’Agenzia
per l’Italia Digitale definisce, attraverso le specifiche tecniche le
modalità operative per eseguire le operazioni di registrazione di
protocollo, definite dalla Circolare Agid 23 gennaio 2013, n. 60. A partire
dall’11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a inviare in conservazione il registro giornaliero di
protocollo entro la giornata lavorativa successiva. Il Centro di
Competenza per il protocollo informatico e la trasparenza
amministrativa fornisce assistenza, consulenza e supporto per favorire
la digitalizzazione dei flussi documentali all’interno di una stessa
amministrazione e tra amministrazioni diverse. Tra l’altro offre alle
amministrazioni un servizio di audit sulla revisione dei manuali
di gestione dei flussi documentali.
La gestione dei flussi documentali è un insieme di funzionalità che
consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e
prodotta dalle amministrazioni. Consente la corretta registrazione di
protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il
reperimento e la conservazione dei documenti informatici.
Con le Regole tecniche per il protocollo informatico sono
state introdotte le seguenti innovazioni:
- introduzione della figura del coordinatore della gestione
documentale in caso di PA con più aree organizzative - revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo
informatico per una più esauriente descrizione dei processi - obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale
della PA - superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico
- conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo
- modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura
di protocollo con l’introduzione del codice del registro di protocollo - utilizzo obbligatorio del codice IPA della PA, della
denominazione della PA presente sull’anagrafe tributaria nel
registro di protocollo e nella segnatura di protocollo - disciplina dell’uso della PEC e della cooperazione applicativa
quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici
tra sistemi di protocollo - generazione dell’impronta per ogni documento informatico
Le indicazioni di dettaglio sono raccolte in specifici allegati:
