Il collegio si può fare online. Ma la delibera vale solo se il regolamento lo ha previsto prima

Un collegio docenti convocato su Meet il 2 settembre, con trentacinque punti all’ordine del giorno e centoventi colleghi collegati, può essere perfettamente inutile. Non per come è condotto. Per come è nato.

La nota del Ministero dell’istruzione e del merito prot. n. 3803 del 30 giugno 2026, a firma del Capo Dipartimento Carmela Palumbo, è arrivata nelle scuole a fine giugno con un allegato tecnico di sei pagine e ha prodotto in poche settimane la stessa reazione di sempre: qualcuno l’ha letta come un via libera, qualcun altro come un adempimento in più, quasi nessuno ha guardato la sola frase che conta davvero.

Che cosa ha fatto il Ministero, e che cosa non ha fatto

La nota non autorizza nulla. Chi lo scrive fa un favore a nessuno.

La fonte che abilita le sedute a distanza è l’articolo 44, comma 6 del CCNL del comparto Istruzione e Ricerca 2019-2021, sottoscritto il 18 gennaio 2024. Quel comma rimandava a una definizione di criteri e modalità da concordare in sede di confronto con le organizzazioni sindacali. Il confronto si è chiuso il 24 giugno 2026 e la nota del 30 giugno ne trasmette gli esiti: il verbale di sintesi e l’allegato tecnico intitolato “Requisiti tecnico-organizzativi per la gestione digitale degli organi collegiali e delle operazioni di voto nelle istituzioni scolastiche”.

Il passaggio decisivo è nel corpo della nota, ed è scritto al futuro semplice: “i Regolamenti d’istituto potranno essere integrati prevedendo lo svolgimento a distanza, in tutto o in parte, delle attività di cui al citato comma 3, lett. a) e b) che rivestono carattere deliberativo, rispettando i suddetti criteri e sulla base delle indicazioni contenute nell’allegato tecnico”.

Potranno. Non “potranno svolgersi le sedute”: potranno essere integrati i regolamenti. Il che significa, tradotto per chi deve firmare la convocazione, che la validità giuridica delle delibere assunte a distanza non discende dalla nota ministeriale ma da una delibera del Consiglio d’istituto che quelle modalità le abbia previste prima. Senza quel passaggio, una seduta online è una riunione informale con un verbale sopra. Chi vuole impugnare quello che vi è stato deciso, e nella scuola qualcuno che vuole impugnare si trova sempre, ha la strada spianata.

Il richiamo finale della nota all’orientamento applicativo ARAN del 12 giugno 2024, id. 31472, dice esattamente la stessa cosa con altre parole: “Tali attività devono essere previste nel Regolamento d’istituto”.

Il perimetro è più stretto di come sta circolando

Le attività coperte sono soltanto quelle dell’articolo 44, comma 3, lettere a) e b): il Collegio dei docenti, compresa la programmazione e verifica di inizio e fine anno, e le attività collegiali dei consigli di classe, interclasse e intersezione, inclusi i gruppi di lavoro operativo per l’inclusione.

Restano fuori il Consiglio d’istituto, la Giunta esecutiva e le elezioni degli organi collegiali, che continuano a rispondere al decreto legislativo 297/1994 e all’ordinanza ministeriale 215/1991. È una distinzione che in queste settimane ho visto saltare in più di una circolare interna, e che vale la pena tenere ferma: il Consiglio d’istituto che delibera online sulla base della nota 3803 sta usando una norma che non lo riguarda.

Che cosa serve prima di convocare

Sei passaggi. Nessuno è aggirabile, e cinque su sei richiedono tempo di calendario.

Primo, la delibera del Consiglio d’istituto che integra il Regolamento. Deve dire quali organi, quali sedute, in che misura, con quali strumenti, e deve disciplinare in modo puntuale le modalità di voto, in particolare il voto segreto. Lo chiede espressamente la sezione 8 dell’allegato tecnico.

Secondo, la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati. La sezione 6 non la lascia all’interpretazione: la DPIA va effettuata “nei casi previsti, e in particolare per i sistemi di voto digitale”. Va fatta con il DPO, va datata prima dell’avvio e va conservata.

Terzo, la nomina a responsabile del trattamento del fornitore della piattaforma, ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, se già non c’è o se non copre questa finalità.

Quarto, la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità. È la sezione 9, ed è la più scomoda: le scuole “sono tenute a verificare preventivamente la coerenza delle soluzioni adottate ai requisiti del presente documento, acquisendo idonea documentazione tecnica attestante le caratteristiche del sistema utilizzato, nonché una dichiarazione di conformità da parte del fornitore o partner tecnologico”. Su questo punto torno tra due paragrafi, perché è lì che il progetto della maggior parte delle scuole si ferma.

Quinto, le procedure di malfunzionamento. Sempre la sezione 8: vanno previste in anticipo le regole per sospendere la votazione e, se necessario, ripeterla. Chi ha vissuto un collegio in cui a metà votazione sono cadute quindici connessioni sa perché questa riga esiste.

Sesto, l’informativa al personale e l’aggiornamento del registro dei trattamenti.

La griglia da tenere sul tavolo

Undici righe. Chi ne ha in mano tre può convocare, ma sappia che sta convocando su otto righe vuote.

Dove il percorso si ferma davvero

La sezione 4.3 dell’allegato chiede, per il voto a scrutinio segreto, cinque garanzie: separazione strutturale tra la fase di autenticazione e quella di espressione del voto, anonimizzazione irreversibile, impossibilità per amministratori di sistema e fornitori di risalire al voto individuale, trattamento dei metadati che escluda la re-identificazione anche indiretta, verificabilità dell’esito complessivo.

E chiude con una frase che non lascia margini: “Non sono sufficienti soluzioni che dichiarino l’anonimato senza garantirlo tecnicamente.”

Qui il problema non è tecnologico, è documentale. Le piattaforme di collaborazione che le scuole hanno già, e che per la discussione e per il voto palese vanno benissimo, non rilasciano a un’istituzione scolastica italiana una dichiarazione di conformità per questo specifico uso. Senza quel foglio, la sezione 9 resta scoperta e la responsabilità dell’autovalutazione ricade per intero su chi ha firmato la convocazione.

Ricordo, perché in queste settimane l’ho sentito dare per superato, che il voto segreto non è una scelta di stile: l’articolo 37, comma 3 del decreto legislativo 297/1994 lo impone “quando si faccia questione di persone”. Individuazione delle funzioni strumentali, designazione di tutor, componenti del comitato di valutazione. Cioè le sedute in cui il collegio decide qualcosa che poi qualcuno contesta.

Il piano ragionevole per settembre

Portare online la discussione e le delibere a voto palese, che sono la stragrande maggioranza. Tenere in presenza, o rinviare a una seduta dedicata, i punti che comportano questione di persone, finché la scuola non abbia in mano una soluzione con la dichiarazione di conformità. Scrivere questa distinzione dentro il regolamento, invece di gestirla caso per caso in apertura di seduta.

Non è una ritirata. È l’unico modo per non ritrovarsi a marzo con una delibera annullata e un collegio da rifare.

Una cosa, però, va detta con chiarezza. Chi in questi anni ha condotto collegi di centoventi persone in presenza, con le sedie che non bastano e la palestra che rimbomba, sa che la seduta a distanza non è un ripiego pandemico: è, in molti istituti, la sola condizione in cui una discussione vera possa avvenire. Il problema non è portarla online. È portarla online avendo scritto prima le regole, invece di scoprirle dopo, quando le regole te le ricorda un ricorso.

m.nicotra@aetnanet.org