Un Codice digitale per il cittadino, la scuola pubblica e lo sviluppo dei servizi di istruzione.

Da decenni il computer è utilizzato nelle segreterie scolastiche e nei locali della didattica  per accelerare le procedure, con apprezzabili guadagni di produttività. Le nuove tecnologie di rete e internet consentono, tuttavia, di andare ben oltre la semplice automazione, realizzando un nuovo modello operativo caratterizzato da maggiore efficienza, semplificazione e trasparenza dell'attività amministrativa e dell’insegnamento. La necessità di sostenere questa trasformazione conferendo certezza e validità giuridica ai nuovi strumenti digitali è il motivo per cui nasce il Codice dell'amministrazione digitale, una nuova risorsa per il Paese coerente con l’ adozione di testi unici che rendano le leggi esistenti più efficaci e di più semplice adozione.

L'Italia è tra le prime nazioni al mondo a dotarsi di un simile strumento normativo, frutto di una rielaborazione in chiave moderna delle numerose leggi e norme che riguardano l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione da parte delle scuole autonome  pubbliche nei rapporti con cittadini e utenti, sia la loro adozione nei rapporti giuridici tra privati. Il Codice dell'amministrazione digitale rappresenta una vera e propria "costituzione digitale" che in oltre settanta articoli definisce diritti e doveri, principi e prospettive del cittadino italiano nella Società dell'Informazione.

Il Codice è il fulcro normativo della "riforma digitale" promossa dalla politica dell'innovazione tecnologica. Una politica che sostiene una nuova generazione di diritti dei cittadini nella moderna società della conoscenza, basata sul pluralismo culturale e su uno Stato che promuove quei valori di prosperità condivisa, democrazia e civiltà che le tecnologie digitali ci consentono di interpretare ed esprimere in modo nuovo.

Cosa è e a cosa serve

Il Codice rende ora obbligatoria l'innovazione nell’erogazione sei servizi di istruzione e formazione nel modo più naturale: da una parte offrendo ai cittadini il diritto di interagire sempre, dovunque e verso qualsiasi scuola attraverso Internet, posta elettronica, reti; dall'altra stabilendo che tutte le scuole devono organizzarsi in modo da rendere sempre e comunque disponibili tutte le informazioni in modalità digitale.

Il Codice è quindi una complessa riforma, una specie di "costituzione" del mondo digitale, che tiene conto di diritti e doveri e che contemporaneamente fornisce i principi operativi con cui tali diritti e doveri si possono concretizzare. In questo modo semplifica il sistema giuridico di riferimento e lo rende più efficace.

In sostanza il Codice ha ordinato e riunito norme già esistenti e ne ha fatte di nuove per nuovi servizi e nuove opportunità, ha creato insomma il quadro legislativo necessario per dare validità giuridica alle innovazioni.

Nelle prossime pagine metteremo in luce gli aspetti principali di questo strumento innovativo nato per facilitare la vita ai cittadini e per rendere più produttivo ed efficiente il lavoro dei dipendenti pubblici, che trovano finalmente una definizione precisa di quello che possono e devono fare.

Vedremo così che il Codice dà attuazione alla riorganizzazione della macchina pubblica e alla digitalizzazione della PA :

introducendo nuovi diritti per i cittadini e le imprese e definendo il quadro giuridico che ne garantisce l'effettivo godimento;

indicando nuovi strumenti e consolidando la loro validità giuridica;

ponendo le basi per la costruzione di un decentramento efficiente;

disegnando così una scuola pubblica che funzioni meglio e costi meno ai contribuenti.

Scuola digitale e nuovi diritti dei cittadini e degli utenti

Diritto all'uso delle tecnologie (art. 3)
Gli utenti e le famiglie hanno diritto di usare le moderne tecnologie informatiche per tutti i rapporti con qualsiasi scuola pubblica. Non sarà più possibile quindi per una scuola  o per un gestore di pubblico servizio obbligare i cittadini a recarsi agli sportelli per presentare documenti cartacei, per firmare fisicamente domande o istanze, per fornire chiarimenti: per tutto questo deve essere sempre e dovunque disponibile un canale digitale sicuro, certificato e con piena validità giuridica che permetta di dialogare con la Scuola dal proprio computer.

Diritto all'accesso e all'invio di documenti digitali (art. 4)
In particolare gli utenti e le famiglie hanno diritto di accedere a tutti gli atti che li riguardano e di partecipare a tutti i procedimenti in cui sono coinvolti tramite le moderne tecnologie informatiche e telematiche. Tutte le scuola devono quindi organizzarsi per rendere disponibili agli interessati documenti, atti e procedimenti, in modo sicuro e trasparente, in formato digitale.

Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5)
Dal 1° gennaio 2006 gli utenti e le famiglie avranno il diritto di effettuare in modo sicuro qualsiasi pagamento verso le scuole attraverso le tecnologie informatiche e telematiche. Non sarà quindi più necessario alcun passaggio materiale di denaro né tanto meno fare file in banca o alla posta

Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail (art. 6)
Gli utenti e le famiglie che ne fanno richiesta hanno diritto a ricevere tutte le comunicazioni dalle scuole via e-mail all'indirizzo che avranno dichiarato. La posta elettronica proveniente dalla scuola sarà certificata, ossia sarà certa la data e l'ora della spedizione, della sua ricezione e provenienza. Le comunicazioni e i documenti ricevuti in questo modo avranno piena validità giuridica anche verso altre persone o aziende.

Diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art. 7)
Gli utenti e le famiglie hanno diritto a servizi pubblici di qualità e che rispondano alle loro reali esigenze. Le scuole pubbliche devono organizzare i servizi in modo da controllarne periodicamente la qualità e la soddisfazione dell'utenza.

Diritto alla partecipazione (art. 8)
Gli utenti e le famiglie hanno diritto di partecipare al processo democratico usufruendo delle possibilità offerte dalle nuove tecnologie.

Diritto a trovare on-line tutti i moduli e i formulari validi e aggiornati (art. 58)
Gli utenti e le famiglie avranno diritto a trovare in rete tutti i moduli e i formulari e tutti i documenti rilevanti. I moduli, i formulari e i documenti che non fossero disponibili in via telematica non saranno più giudicati validi, o almeno non saranno più necessari.

Gli strumenti della Scuola Pubblica digitale

Nella Scuola digitale questi diritti sono garantiti dalla disponibilità dei seguenti strumenti innovativi a cui il Codice dà piena validità giuridica:

La posta elettronica certificata (art. 6 e art. 51)
Si tratta di una e-mail che garantisce ora e data di spedizione e di ricezione, provenienza (con una firma elettronica) e integrità del contenuto. D'ora in poi vale quanto una raccomandata con ricevuta di ritorno, costituisce una prova certa, costa molto meno e si può fare da casa.

La firma digitale (art. 21)
È una firma elettronica che garantisce con sicurezza l'identificazione di chi firma e la sua volontà di firmare. Questa firma può sostituire per sempre sigilli, punzoni, timbri e dà validità giuridica a qualsiasi attestazione nei rapporti tra privati, tra privati e scuola e tra amministrazioni. Per rendere più sicura la firma elettronica questa deve essere certificata da un ente certificatore che risponda ai requisiti di legge e che si faccia garante dell'affidabilità della firma. Il codice regola tale certificazione in modo da conferire massima sicurezza alla firma elettronica, meglio di quanto ora avviene con la firma autografa.

I documenti informatici (art. 17 e segg.; art. 37; art. 42 e segg.; art. 46 e segg.)
Un documento informatico, sottoscritto con una firma elettronica certificata, ha sempre e dovunque la stessa identica validità del documento cartaceo ad ogni effetto di legge e deve essere accettato da qualsiasi soggetto pubblico o privato. È possibile quindi sostituire i documenti cartacei con documenti informatici, con considerevoli vantaggi di tempo. Anche tutti i documenti contabili che la legge impone di conservare possono essere sostituiti da documenti informatici secondo le regole prescritte dal Codice e possono quindi essere conservati in forma digitale. Le scuole possono raccogliere tutti i documenti relativi ad un procedimento in un fascicolo elettronico e devono comunicare agli utenti e alle famiglie interessate come accedervi, secondo quanto prescrive la legge sulla trasparenza (L. 241/90). Il Codice obbliga tutte le scuole a gestire i documenti con sistemi informatici mediante il protocollo elettronico (certo e non modificabile, a garanzia di equità e di trasparenza, scoraggia malcostumi e forme di corruzione) e l'archiviazione elettronica che consente enormi risparmi di spazio e soprattutto di rintracciare velocemente qualsiasi documento tra la miriade di documenti conservati dalle scuole.

I siti Internet delle Scuole Pubbliche (art. 56-57)
Quasi tutte le scuole hanno già i loro siti Internet, ma il codice ne rende obbligatorie alcune caratteristiche fondamentali: i siti delle scuole autonome pubbliche devono essere accessibili da tutti, anche dai disabili, reperibili, facilmente usabili, chiari nel linguaggio, affidabili, semplici, omogenei tra loro.
I siti Internet diventano la "porta" privilegiata per entrare nelle pubbliche amministrazioni e sono tenuti quindi a riportare alcuni dati necessari per orientarsi: l'organigramma per sapere chi fa cosa; gli indirizzi e-mail a cui rivolgersi per ciascuna necessità; l'elenco dei servizi forniti in rete; l'elenco di tutti i bandi di gara; l'elenco dei procedimenti svolti da ciascun ufficio con la loro durata e il nome del responsabile. Dopo 15 anni la legge sulla trasparenza diventa quindi concreta. Non bisogna fare più domande per vedere lo stato di una pratica o sapere chi ne è il responsabile e quanto deve durare il procedimento: queste notizie devono essere già a disposizione sul sito della scuola pubblica interessata.

Le carte elettroniche (art. 67)
La carta di identità elettronica e la carta nazionale dei servizi diventano lo strumento chiave per razionalizzare e semplificare l'azione amministrativa e sono regolate dal Codice per essere uno strumento di autenticazione e di accesso ai servizi in rete della PA che sia universalmente valido in Italia, ma allo stesso tempo che contenga quei servizi e quelle utilità che ciascuna amministrazione territoriale giudichi utile per i propri cittadini.

La scuola digitale funziona meglio

Nel sistema delle scuole digitali le singole scuole cooperano tra loro e costituiscono una rete integrata di cui il Codice definisce principi e finalità:

Il decentramento efficiente (art. 12)
LA Scuola digitale, integrata e interconnessa in rete, è il fattore chiave per costruire un decentramento efficiente. A tal fine il Sistema Pubblico di Connettività costituisce lo strumento che consente ai soggetti pubblici di dialogare, scambiare dati e documenti attraverso standard condivisi e canali sicuri: una rete fatta dalle reti delle pubbliche amministrazioni, che mette in comunicazione PA centrale, PA locale, regioni e soggetti erogatori di servizi pubblici.

La cooperazione (art. 10 e 64)
Le scuole utilizzano le tecnologie dell'informazione e comunicazione garantendo l'accesso alla consultazione, la circolazione, lo scambio di dati e informazioni, l'interoperabilità, ossia la capacità dei sistemi informatici di scambiarsi e di usare mutuamente informazioni anche se diversi. Le scuole devono inoltre collaborare integrando i procedimenti di rispettiva competenza per rendere più efficienti i processi e agevolare i cittadini e le imprese nei loro adempimenti con la PA.

La riorganizzazione gestionale e dei servizi (art. 13)
Il Codice lega strettamente l'utilizzo delle tecnologie al raggiungimento di obiettivi di efficacia, efficienza, economicità dell'attività amministrativa. Le scuole devono utilizzare le tecnologie in modo da razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, la modulistica, le modalità di accesso ai servizi. Non basta informatizzare: l'innovazione tecnologica deve essere chiaramente orientata ad una maggiore efficienza interna ed efficacia dei servizi resi a cittadini e imprese.

La gestione informatica dei procedimenti (art. 37)
Con il Codice nasce il fascicolo informatico. Le scuole devono gestire i procedimenti utilizzando le nuove tecnologie e possono raccogliere in un "fascicolo digitale" atti e documenti relativi ad un procedimento anche se prodotti da amministrazioni diverse. In questo modo si accelerano tempi e procedure interne, con maggiore efficienza, minori costi per la scuola e maggiore trasparenza per i cittadini.

La trasmissione informatica dei documenti (art. 50 e segg.)
Le scuole possono comunicare e trasmettere documenti tra di loro in tempo reale. Il codice dà piena validità giuridica all'utilizzo della posta elettronica nella comunicazione tra uffici pubblici. Anzi è lo strumento con cui di norma le amministrazioni devono comunicare. Comunicazioni, atti e documenti trasmessi per e-mail tra uffici pubblici sono validi ai fini del procedimento amministrativo in tutti i casi in cui è possibile accertare la provenienza e cioè se sono siglate con la firma digitale, oppure con protocollo informatico o trasmessi con posta certificata.

La disponibilità dei dati (art. 53 e 60)
Le scuole devono rendere disponibili all'utilizzo da parte di altre amministrazioni i dati di cui sono in possesso, attraverso le tecnologie informatiche e telematiche. Ciascuna scuola titolare di dati è quindi tenuta a renderli accessibili, nell'ambito del Sistema Pubblico di Connettività, ad altri soggetti pubblici che ne fanno richiesta per lo svolgimento dei propri compiti istituzionali.

Le basi di dati di interesse nazionale (art. 62)
Il Codice individua come basi di dati di interesse nazionale un insieme di informazioni, omogenee per tipologia e contenuto, come ad esempio gli archivi delle anagrafi, che sebbene siano possedute da pubbliche amministrazioni diverse, sono necessarie ad altre pubbliche amministrazioni per lo svolgimento dei propri compiti. Le basi di dati di interesse nazionale costituiscono un sistema informativo unitario che deve essere gestito, nel rispetto delle competenze dell'amministrazione che possiede i dati, garantendo l'allineamento delle informazioni e l'accesso da parte delle amministrazioni interessate nell'ambito del Sistema Pubblico di Connettività. E' questa novità introdotta dal Codice che renderà possibile, ad esempio, passare dall'autocertificazione alla de-certificazione: eliminare cioè la richiesta di un gran numero di certificazioni da parte delle scuole.

La Scuola digitale costa meno

L'azzeramento dei certificati (art. 53)
Sono 35 milioni i certificati prodotti annualmente dalle pubbliche amministrazioni con un costo per i cittadini di circa 13,50 euro per ciascun certificato. La Scuola digitale potrà praticamente azzerare il numero dei certificati necessari attraverso la trasmissione dei documenti tra amministrazioni e la condivisone dei database. Gli utenti e le famiglie potrebbero quindi risparmiare tempo e denaro.

L'uso della posta elettronica (art. 6,49,50,51,52)
Si sono stimati in 31 milioni i messaggi di posta elettronica inviati tra pubbliche amministrazioni e nei contatti di queste con l'esterno e in 18 euro il risparmio ottenuto per messaggio rispetto alla gestione di un messaggio di posta fisico. Il Codice, riconoscendo piena validità giuridica alle comunicazioni per via telematica, pone le basi per un incremento di tale numero e soprattutto per una sostituzione quasi totale della vecchia trasmissione cartacea.

Gli archivi digitali (art. 46 e segg.)
Con il Codice la scuola senza carta diventa realtà. Tutti gli atti, i dati, i documenti, le scritture contabili ed anche la corrispondenza prodotti o riprodotti in maniera digitale secondo le regole che garantiscono la conformità agli originali hanno la stessa validità giuridica di documenti cartacei e devono essere conservati in archivi informatici. Grazie alla conservazione digitale, si riducono tempi e costi di ricerca dei documenti, ma anche i costi di gestione e manutenzione degli archivi: processi più veloci, risparmi di spesa per le amministrazioni, enorme recupero di spazi prima occupati da ingombranti archivi cartacei.

Le conferenze dei servizi on-line (art. 37)
Quando un qualsiasi procedimento pubblico (una licenza, una nuova opera pubblica, un evento, ecc.) coinvolge più amministrazioni, per semplificare il suo svolgimento viene indetta una "conferenza dei servizi" a cui partecipano responsabili di tutti gli enti interessati. Ora il Codice prevede la possibilità che queste conferenze si svolgano on-line, evitando viaggi, spese di trasferta, perdite di tempo e quindi con un notevole risparmio di denaro e una maggiore velocità.

Il riuso delle tecnologie (art. 70 e segg.)
Il Codice istituisce la banca dati dei programmi informatici riutilizzabili, un elenco di programmi applicativi di proprietà pubblica. Prima di acquisire nuove applicazioni tecnologiche le pubbliche amministrazioni devono verificare se vi sono soluzioni riutilizzabili, che sono cedute in maniera gratuita dalle amministrazioni titolari. Il processo di riuso abbatte i costi degli investimenti in tecnologie e aiuta anche le scuole con minore capacità di spesa ad acquisire tecnologie innovative. In questo modo tutte le scuole, dalle più grandi alle più piccole potranno erogare servizi avanzati a  utenti e famiglie.

Gli sportelli telematici per la didattica
Gli sportelli on line per le attività didattiche possono diventare telematici: possono riorganizzarsi per gestire i procedimenti e le attività in maniera informatica, acquisire istanze da parte degli studenti ed erogare i servizi attraverso internet e posta elettronica.