IL CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE

 

SCHEDA

 

Il  Codice  è  il  risultato  di  oltre  due  anni  di  lavoro,  di  continue  interazioni  con  tutti  i  livelli istituzionali, con le Regioni e le Autonomie Locali. È stato redatto dal Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie in collaborazione con tutte le amministrazioni statali e con il contributo di personalità del mondo dell’università, ricerca, imprenditoria, ordini professionali e associazioni di categoria.

La diffusione delle tecnologie dell’informazione e della c omunicazione è fortemente condizionata dalle regole che ne definiscono la cornice normativa. Innovazione e normativa sono legate da un rapporto di reciproca influenza molto articolato, reso ancor più complesso dall’accelerazione propria della dinamica tecn ologica. Se i due aspetti non procedono di pari passo, la normativa rischia di diventare un ostacolo invece che una risorsa per promuovere e incoraggiare lo svilu ppo.

 

SPC - L’Autostrada del Sole delle Pubbliche amministrazioni

Le tecnologie digitali, assumendo un ruolo primario e determinante per la trasformazione della Pubblica amministrazione, rappresentano una risorsa per il federalismo assicurando una diffusione veloce e omogenea di dati e informazioni tra tutti gli attori istituzionali centrali e locali.

È necessario, dunque, garantire l’interconnessione e l’interoperabilità di tutti i sistemi info rmatici delle Pubbliche amministrazioni attraverso uno sviluppo ordinato e armonico delle risorse tecnologiche, coerente a livello nazionale e nel pieno ris petto delle autonomie locali. Per tale obiettivo, uno dei più importanti traguardi raggiunti dalle politiche per l’innovazione tecnologica è certamente la costituzione del Sistema Pubblico di Connettività (SPC).

Con l’SPC si è realizzato un accordo organizzativo tra tutte le Pubbliche amministrazioni italiane per favorire il loro dialogo in rete. L’SPC collegherà le varie reti centrali, regionali e locali, integrandole

in un unico sistema con alti standard di sicurezza, funzionalità e qualità. La sua estensione toccherà anche 540 uffici italiani all’estero attraverso la Rete Internazionale della Pubblica Amministrazione

(RIPA), promovendo così lo sviluppo di applicazioni come il voto degli italiani residenti all’estero e l’anagrafe consolare. L’SPC rappresenta una delle più r ilevanti e complesse infrastrutture immateriali mai costruite nel nostro Paese e può essere appropriatamente definito l’Autostrada del Sole digitale per

le Pubbliche amministrazioni degli anni 2000.

Così come il Codice della Strada disciplina le norme delle vie di comunicazione che percorriamo

abitualmente con i nostri mezzi di trasporto, il Codice dell’amministrazione d igitale sancisce le regole per la circolazione digitale di informazioni e dati attraverso il Sistema Pubblico di Connettività.

 

1. Cosa è e a cosa serve il Codice dell’Amministrazione Digitale

 

Le Pubbliche amministrazioni sono molto cambiate in questi ultimi anni: secondo i sondaggi i cittadini stessi le vedono mediamente più veloci e più attente ai bisogni dei loro utenti. I motori di questo cambiamento sono state le reti telematiche, l’informatica, Internet. Eppure vi è ancora molto

da fare: spesso infatti l’innovazione tecnologica si è solo affiancata ai vecchi sistemi e i computer hanno convissuto con i timbri e i raccoglitori d’archivio.

Il Codice  rende ora obbligatoria l’innovazione nella PA nel modo più naturale: da una parte

offrendo  ai  cittadini  il  diritto  di  interagire  sempre,  dovunque  e  verso  qualsiasi  amministrazione attraverso Internet, posta elettronica, reti; dall’altra stabilendo che tutte le ammin istrazioni devono organizzarsi in modo da rendere sempre e comunque disponibili tutte le informazioni in modalità digitale.

Il Codice è, quindi, una complessa riforma, una specie di “costituzione” del mondo digit ale, che tiene conto di diritti e doveri e che contemporaneamente fornisce i principi operativi con cui tali diritti e doveri si possono concretizzare. In questo modo semplifica il sistema giuridico di riferimento e lo rende più efficace.

In sostanza il Codice ha ordinato e riunito norme già esistenti e ne ha fatte di nuove per nuovi

servizi e nuove opportunità, ha creato insomma il quadro legislativo necessario per dare validità giuridica alle innovazioni.

Nelle prossime pagine metteremo in luce gli aspetti p rincipali di questo strumento innovativo nato

per facilitare la vita ai cittadini e per rendere più produttivo ed efficiente il lavoro dei dipendenti

pubblici, che trovano finalmente una definizione precisa di quello che possono e d evono fare.

Il  Codice  dà  attuazione  alla  prima  delle  cinque  missioni  del  Programma  di  Governo  per  la riorganizzazione della macchina pubblica e alla digit alizzazione della PA:

î          introducendo  nuovi  diritti per  i  cittadini  e  le  imprese  e  definendo  il  quadro  giuridico  che  ne garantisce l’effettivo godimento;

 

 

î          indicando nuovi strumenti e consolidando la loro validità giuridica;

î          ponendo le basi per la costruzione di un federalismo efficiente;

î          disegnando così una Pubblica amministrazione che funzioni meglio e costi meno ai contribuenti.

 

 

                              2. PA Digitale e i nuovi diritti dei cittadini                             

 

Nella Pubblica amministrazione digitale i cittadini e le imprese hanno nuovi diritti che il C odice precisa e definisce e che rende quindi effettivamente esercitabili:

î     Diritto all’uso delle tecnologie

I cittadini e le imprese hanno diritto di usare le moderne tecnologie informatiche per tutti i ra pporti

con qualsiasi amministrazione dello Stato. Non sarà più possibile quindi per un’amministrazione o per

un gestore di pubblico servizio obbligare i cit tadini a recarsi agli sportelli per presentare documenti

cartacei, per firmare fisicamente domande o istanze, per fornire chiarimenti: per tutto questo deve essere sempre e dovunque disponibile un canale digitale sicuro, certificato e con piena v alidità giuridica che permetta di dialogare con la PA dal proprio computer.

î     Diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali

In particolare i cittadini e le imprese hanno diritto di accedere agli atti che li riguardano e di

partecipare  ai  procedimenti  in  cui  sono  coinvolti  tramite  le  moderne  tecnologie  informatiche  e

telematiche. Tutte le amministrazioni devono quindi organizzarsi per rendere disponibili agli interessati

documenti, atti e procedimenti, in modo sicuro e trasparente, in formato dig itale.

î     Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale

Dal 1° gennaio 2006 i cittadini e le imprese avranno il diritto di e ffettuare in modo sicuro qualsiasi

pagamento  verso  le  Pubbliche  amministrazioni  centrali  attraverso  le  tecnologie  in formatiche e

telematiche. Non sarà quindi più necessario alcun passaggio materiale di denaro né tanto meno fare

file in banca o alla posta.

î     Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail

I cittadini e le imprese che ne fanno richie sta hanno diritto a ricevere ed inviare le comunicazioni

dalle e verso le Pubbliche amministrazioni via e-mail all’indirizzo che avranno dichiarato. La posta ele ttronica proveniente dalla PA sarà certificata, ossia sarà certa la data e l’ora della spedizio ne, della sua ricezione e provenienza. Le comunicazioni e i documenti ricevuti in questo modo avranno piena validità giuridica anche verso altre persone o aziende.

î     Diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione

I cittadini e le imprese hanno diritto a servizi pubblici di qualità e che rispondano alle loro reali

esigenze.  Le  Pubbliche  amministrazioni  devono  organizzare  i  servizi  in  modo  da  controllarne

periodicamente la qualità e la soddisfazione dell’utenza.

î     Diritto alla partecipazione

I  cittadini  hanno  diritto  di  partecipare  al  processo  democratico  e  di  esercitare  i  diritti  politici

usufruendo delle possibilità offerte dalle nuove tecnologie.

î     Diritto a trovare on-line i moduli e i formulari validi e aggiornati

Entro due anni i cittadini e le imprese avranno diritto a trovare in rete i moduli, i formulari e i documenti rilevanti per qualsiasi pratica verso le Pubbliche amministrazioni. I moduli, i formulari e i documenti che non fossero disponibili in via tele matica non saranno più giudicati validi, o almeno non saranno più necessari.

 

3. Gli strumenti della PA digitale

 

Nella PA digitale questi diritti sono garantiti dalla disponibilità dei seguenti strumenti innovativi a cui il Codice dà piena validità giuridica:

î     La posta elettronica certificata

Si tratta di una e -mail che garantisce ora e data di spedizione e di ricezione, provenienza (con una

firma elettronica) e integrità del contenuto. D’ora in poi vale quanto una raccomandata con ricevuta di ritorno, costituisce una prova certa, costa molto meno e si può fare da casa.

î     La firma digitale

È una firma elettronica che garantisce con sicurezza l’identificazione di chi firma e la sua volontà di

firmare. Questa firma può sostituire per sempre sigilli, punzoni, timbri e dà valid ità giuridica a qualsiasi attestazione nei rapporti tra privati, tra privati e Pubbliche ammin istrazioni e tra amministrazioni. Per rendere più sicura la firma elettronica questa deve essere certificata da un ente certificatore che risponda ai requisiti di legge e che si faccia garante dell’affidabilità della firma. Il codice regola tale certificazione in modo da conferire massima sicurezza alla firma elettronica, meglio di quanto ora avviene con la firma autografa.

  

î     I documenti informatici

Un  documento  informatico,  sottoscritto  con  una  firma  elettronica  certificata,  ha  sempre  e dovu nque la stessa identica validità del documento cartaceo ad ogni effe tto di legge e deve essere accettato da qualsiasi soggetto pubblico o privato. È possibile quindi sostituire i documenti cartacei con

documenti informatici, con considerevoli vantaggi in termini di tempo. Anche tutti i documenti contabili

che la legge impone di conservare possono essere sostituiti da documenti informatici secondo le regole prescritte dal Codice e possono quindi essere conservati in forma digitale. Le Pubbliche amministrazioni possono raccogliere tutti i documenti relativi ad un procedimento in un fascicolo elettronico e devono comunicare ai cittadini interessati come accedervi, secondo quanto prescrive la legge sulla trasparenza

(legge  n.  241/90).  Il  Codice  obbliga  tutte  le  amministrazioni  a  gestire  i  documenti  con  sistemi

informatici  mediante  il  protocollo  elettronico  (certo  e  non  modificabile,  a  garanzia  di  equità  e  di trasparenza, scora ggia malcostumi e forme di corruzione) e l’archiviazione elettronica che consente enormi risparmi di spazio e soprattutto di rintracciare velocemente qualsiasi documento tra i miliardi di documenti co nservati dalle Pubbliche amministrazioni.

î     I siti Internet delle PA

Quasi tutte le Pubbliche amministrazioni hanno già i loro siti Internet, ma il codice ne rende

obbligatorie alcune caratteristiche f ondamentali: i siti pubblici devono essere accessibili da tutti, anche

dai disabili, reperibili, facilmente usabili, chiari nel linguaggio, affidabili, semplici, omogenei tra loro.

I siti Internet diventano la “porta” privilegiata per entrare nelle Pubbliche amministrazioni e sono tenuti quindi a riportare alcuni dati necessari per orientarsi: l’organigramma per sapere chi fa cosa; gli indirizzi e -mail a cui rivolgersi per ciascuna necessità; l’elenco dei servizi forniti in rete; l’elenco di tutti

i  bandi  di gara; l’elenco dei procedimenti svolti da ciascun ufficio con la loro durata e il nome del

responsabile. Dopo 15 anni la legge sulla trasparenza diventa quindi concreta. Non bisogna fare più domande per vedere lo stato di una pratica, sapere chi ne è il responsabile e quanto deve durare il

procedimento: queste notizie devono essere a disposizione sul sito della PA intere ssata.

î     Le carte elettroniche

La carta di identità elettronica e la carta nazionale dei servizi diventano lo strumento chiave per

razionalizzare  e  semplificare  l’azione  amministrativa  e  sono  regolate  dal  Codice  per  essere  uno strume nto di autenticazione e di accesso ai servizi in rete della PA che sia universalmente valido in Italia, ma allo stesso tempo che contenga quei servizi e quelle utilità che ciascuna amministrazione territoriale giudichi utile per i propri cittadini.

 

 

4. La PA Digitale funziona meglio

 

Nella PA Digitale le amministrazioni cooperano tra loro e costituiscono una rete integrata di cui il

Codice definisce principi e finalità:

 

î     Il federalismo efficiente

LA PA Digitale, integrata e interconnessa in rete, è il fattore chiave per costruire un federalismo efficiente.

A tal fine il Sistema Pubblico di Connettività costituisce lo strumento che consente ai soggetti pubblici di dialogare, scambiare dati e documenti attraverso standard condivisi e canali sicuri: una rete fatta dalle reti delle Pubbliche amministrazioni, che mette in comunicazione PA centrale, PA locale, r egioni e soggetti erogatori di servizi pubblici.

î     La cooperazione

Le Pubbliche amministrazioni utilizzano le tecnologie dell’informazione e comunicazione g arantendo l’accesso alla consultazione, la circolazione, lo scambio di dati e informazioni, l’interoperabilità, ossia la capacità dei sistemi informatici di scambiarsi e di usare mutuame nte informazioni anche se diversi. Le Pubbliche amministrazioni devono inoltre collaborare i ntegrando i procedimenti di rispettiva competenza per rendere più efficienti i processi e agevolare i cittadini e le imprese nei loro adempimenti con la PA.

î     La riorganizzazione gestionale e dei servizi

Il Codice lega strettamente l’utilizzo delle tecnologie al raggiungimento di obiettivi di efficacia,

efficienza, economicità dell’attività amministrativa. Le Pubbliche amministrazioni devono utilizzare le

te cnologie in modo da razionalizzare e semplificare i procedimenti ammin istrativi, le attività gestionali,

la modulistica, le modalità di accesso ai servizi. Non basta informatizzare: l’innovazione tecnologica

deve essere chiaramente orientata ad una maggiore efficienza inte rna ed efficacia dei servizi resi a cittadini e imprese.

î     La gestione informatica dei procedimenti

Con  il  Codice  nasce  il  fascicolo  informatico.  Le  Pubbliche  amministrazioni  devono  gestire  i procedimenti utilizzando le nuove tecnologie e possono raccogliere in un “fascicolo digitale” atti e documenti relativi ad un procedimento anche se prodotti da amministrazioni diverse. In questo modo

 

si  accelerano  tempi  e  procedure  interne,  con  maggiore  efficienza,  minori  costi  per  la  Pubblica amministrazione e ma ggiore trasparenza per i cittadini.

î     La trasmissione informatica dei documenti

Le amministrazioni possono comunicare e trasmettere documenti tra di loro in tempo reale. Il codice  dà  piena  validità  giuridica  all’utilizzo  della  posta  elettronica  nella  comunicazione tra uffici pubblici. Anzi è lo strumento con cui di norma le amministrazioni devono comunicare. Comunicazioni, atti  e  documenti  trasmessi  per  e-mail  tra  uffici  pubblici  sono  validi  ai  fini  del  procedimento amministrativo in tutti i casi in cui è possibile accertare la provenienza e cioè se sono siglate con la firma digitale, oppure con protocollo informatico o trasmessi con posta ce rtificata.

î     La disponibilità dei dati

Le   Pubbliche   amministrazioni   devono   rendere   disponibili   all’utilizzo   da   parte   di   altre amministrazioni i dati di cui sono in possesso, attraverso le tecnologie informatiche e telematiche. Ciascuna  ammin istrazione  titolare  di  dati  è  tenuta  a  renderli  accessibili,  nell’ambito  del  Sistema Pubblico di Connettività, ad altri soggetti pubblici che ne fanno richiesta per lo svolgimento dei propri compiti istituzionali.

î     Le basi di dati di interesse nazionale

Il Codice individ ua come basi di dati di interesse nazionale un insieme di informazioni, omogenee

per tipologia e contenuto, come ad esempio gli archivi delle anagrafi, che sebbene siano possedute da Pubbliche  amministrazioni  diverse,  sono  necessarie  ad  altre  Pubbliche  amministrazioni  per  lo svolg imento  dei  propri  compiti.  Le  basi  di  dati  di  interesse  nazionale  costituiscono  un  sistema informativo unitario che d eve essere gestito, nel rispetto delle competenze dell’amministrazione che possiede i dati, garantendo l’allineame nto delle info rmazioni e l’accesso da parte delle amministrazioni interessate nell’ambito del Sistema Pubblico di Connettività. È questa novità introdotta dal Codice che renderà possibile, ad esempio, passare dall’autocertificazione alla de-certificazione: eliminare cioè la richiesta di un gran numero di certificazioni da parte delle Pubbliche amministrazioni.

 

 

5. La PA Digitale costa meno

 

La Pubblica amministrazione nel suo complesso già spende cifre considerevoli in nuove tecnologie

(circa 1.300 milioni di � la PA locale e circa 1.800 milioni di � la PA centrale e gli Enti non economici) e

ha dotato quasi tutti i dipendenti (91% dei posti “informatizzabili”) di un posto di lavoro in rete, ma a

tale sforzo spesso non si è accompagnato un incremento effettivo di efficienza e quindi un risparmio nei costi di funzionamento.

Il Codice mette le condizioni per realizzare una PA che sia più efficiente, elimini gli sprechi e in definitiva costi meno.

î  L’azzeramento dei certificati

Sono 35 milioni i certificati prodotti annualmente dalle Pubbliche amministrazioni con un costo per i cittadini di circa 13,50 � per ciascun certificato. La PA digitale potrà praticamente azzerare il numero dei certificati necessari attraverso la trasmissione dei documenti tra amministrazioni e la condivisione dei database. I cittadini e le imprese potrebbero risparmiare o ltre 400 milioni di �.

î     L’uso della posta elettronica

Si sono stimati in 31 milioni i messaggi di posta elettronica inviati tra Pubbliche ammin istrazioni e nei contatti di queste con l’esterno e in 18 � il risparmio ottenuto per messaggio rispetto alla gestione

di un messaggio di posta fisico. Il Codice, riconoscendo piena validità giuridica alle comunicazioni per via telematica, pone le basi per un incremento di tale numero e soprattutto per una sostituzione quasi totale  della  vecchia  trasmissione  cartacea.  Una  stima  prudente  valuta  in  circa  360  milioni  di  � i risparmi che ne potrebbero derivare già dal pro ssimo anno.

î     Gli archivi digitali

Con  il  Codice  la  Pubblica  amministrazione  senza  carta  diventa  realtà.  Tutti  gli  atti,  i  dati,  i

documenti, le scritture contabili ed anche la corrispondenza prodotti o riprodotti in maniera digitale

secondo le regole che garantiscono la conformità agli originali hanno la stessa valid ità giuridica di documenti cartacei e devono essere conservati in archivi informatici. Grazie alla conservazione digitale,

si riducono tempi e costi di ricerca dei documenti, ma anche i costi di gestione e manutenzione degli archivi: processi più veloci, risparmi di spesa per le amministrazioni, enorme recupero di spazi prima occupati da ingombranti archivi cartacei.

î     Le conferenze dei servizi on-line

Quando un qualsiasi procedimento pubblico (una licenza, una nuova opera pubblica, un evento,

ecc.) coinvolge più amministrazioni, per semplificare il suo svolgimento viene indetta una “conferenza dei servizi” a cui partecipano responsabili di tutti gli enti interessati. Ora il Codice prevede la possibilità che queste conferenze si svolgano on-line, evitando viaggi, spese di trasferta, perdite di tempo e

quindi con un notevole risparmio di denaro e una maggiore velocità.