Il Piano dell'offerta formativa è "il documento fondamentale costitutivo dell'identità culturale e progettuale delle istituzioni scolastiche ed esplicita la progettazione curricolare, extracurricolare, educativa ed organizzativa che le singole scuole adottano nell'ambito della loro autonomia". Esso è il documento che "contiene le scelte educative ed organizzative delle risorse e costituisce un impegno per l'intera comunità scolastica. Integrato dal regolamento d'istituto, definisce, in modo razionale e produttivo il piano organizzativo in funzione delle proposte culturali, delle scelte educative e degli obiettivi formativi elaborati dai competenti organi della scuola".
L'esigenza di progettare un più generale Piano dell'offerta formativa che prenda atto dei bisogni formativi del territorio e tenga conto delle condizioni di erogazione del servizio e delle risorse disponibili deriva alle scuole dalle nuove funzioni che l'autonomia scolastica ha attribuito loro. Si tratta, come è evidente, di un compito molto più complesso per il quale, non a caso, sono previsti il coinvolgimento, la partecipazione e la responsabilità di tutte le componenti scolastiche: Il dirigente scolastico, gli insegnanti, il personale ausiliario, tecnico e amministrativo, i genitori e studenti, il Consiglio di Circolo o di Istituto.

Il dirigente scolastico
Nel processo di costruzione del Piano dell'offerta formativa si afferma il nuovo ruolo del dirigente scolastico. Titolare dei rapporti con le istituzioni che operano sul territorio, garante del sistema di regole negoziali, inserito nel confronto delle componenti della scuola ma anche al di fuori di esse, il dirigente scolastico è responsabile del raggiungimento degli obiettivi stabiliti nel Piano. Assume perciò un ruolo di grande delicatezza nella rete di rapporti che si stabiliscono dentro e fuori la scuola: in questa rete svolge una funzione di regia e di coordinamento in cui possono esplicarsi le sue competenze professionali.

Gli insegnanti
La progettazione dell'offerta formativa apre nuovi spazi di creatività e di sviluppo professionale per i docenti (spazi garantiti, tra l'altro, anche dagli ultimi Contratti del Comparto scuola). Lavorare con creatività significa affrancare la didattica da una programmazione routinaria. Gli insegnanti diventano così protagonisti e responsabili di alcune scelte fondamentali: definiscono il modo di organizzarsi più adeguato per la realizzazione degli obiettivi generali e specifici dell'azione didattica; finalizzano a questi obiettivi la gestione del tempo, gli adattamenti del calendario scolastico e l'articolazione dei gruppi di studenti; progettano la ricerca e la sperimentazione; attivano accordi di rete e realizzano eventuali scambi con i colleghi di altre scuole. Il Regolamento affida al Collegio dei Docenti il ruolo di sintesi del lavoro di progettazione. Sono naturalmente i docenti a trovare le forme e i criteri più adeguati a organizzarsi per un verso secondo le modalità e gli obiettivi della progettazione e, per un altro, secondo le loro stesse tendenze e consuetudini. Non vi è dubbio tuttavia che una organizzazione per gruppi di progetto o per dipartimenti tematici (assai diversi dai più consueti dipartimenti disciplinari) deve tenere conto delle categorie in base alle quali viene strutturato il Piano dell'offerta formativa. 

Il personale ausiliario, tecnico e amministrativo
Nel lavoro di progettazione assume maggiori responsabilità anche il personale ausiliario, tecnico e amministrativo.
Indispensabile risulta infatti la sua partecipazione nella definizione delle risorse umane necessarie per lo svolgimento delle attività progettate, nel collegamento tra progetti e voci di bilancio, tra Piano e bilancio e tra spese impegnate e spese effettuate nella valutazione degli esiti. Anche il personale ATA deve dunque trovare nuove forme di organizzazione interna e di espressione della propria volontà in una positiva interazione con le altre componenti per la realizzazione dei vari progetti.

I genitori e gli studenti
Nella elaborazione del piano assume una funzione decisiva la partecipazione consapevole di studenti e famiglie. Genitori e studenti esprimono esigenze, aspettative e proposte (delle quali il Piano deve tenere conto) e costituiscono anche il necessario raccordo tra realtà "interna" della scuola e territorio. La loro partecipazione all'elaborazione del Piano dell'offerta formativa è libera nelle forme (in quanto può esprimersi attraverso organismi e associazioni anche di fatto e ciò consente a genitori e studenti di organizzarsi come meglio credono), ma necessaria ed espressamente richiesta dalle norme. L'efficacia dell'offerta formativa, la sua capacità di diversificarsi in base alle inclinazioni di ciascuno studente, il "clima", l'armonia e il buon funzionamento di ogni istituzione scolastica dipendono in buona misura dal modo in cui gli studenti e le famiglie si collocano all'interno dei processi che portano alle decisioni.
Nella comunicazione del Piano dell'Offerta formativa è previsto un preciso obbligo di informazione da parte delle scuole nei confronti delle famiglie e degli studenti. Questo significa che il Piano diventa lo strumento contrattuale del patto formativo tra scuola e alunni. L'istituto deve farlo conoscere al momento delle iscrizioni, ma è suo interesse diffonderlo già prima, nella fase in cui i ragazzi scelgono la scuola che dovranno frequentare.
Si recupera così pienamente la centralità dello studente nel processo di insegnamento-apprendimento, con tutte le necessarie conseguenze in termini organizzativi, didattici ed educativi. La scuola dell'autonomia chiama i suoi soggetti a essere protagonisti con pari dignità, nella diversità di funzioni di ciascuno. L'educazione alla convivenza, alla democrazia, all'autonomia di giudizio e alla responsabilità - obiettivi fra i più alti del sistema di istruzione - passa attraverso la titolarità e il rispetto di diritti, doveri e regole da parte di tutti. La stessa funzione e l'autorevolezza dei docenti, all'interno del principio costituzionale della libertà di insegnamento, vengono riconosciute e ricostruite proprio attraverso il patto formativo con gli alunni. 
 

Il Consiglio di Circolo o di Istituto
Il compito della approvazione finale del Piano è affidato al Consiglio di Circolo o di Istituto. Come si è visto, infatti, la progettazione dell'offerta formativa contiene in sé gli elementi relativi all'uso delle risorse umane e finanziarie. È chiaro quindi che la sua definitiva adozione da parte della scuola deve vedere il formale intervento dell'organo che ne approva il bilancio. Da questo punto di vista, l'effettivo impiego di tutte le risorse costituisce un prezioso e significativo indicatore di qualità del processo di realizzazione del Piano dell'offerta formativa.